外呼系统办理流程

一、明确需求

确定呼叫类型

明确是进行营销推广、客户调研回访，还是消息通知等不同类型的外呼。

确定呼叫量

预估每日、每周或每月大概的呼叫数量，这有助于选择合适的外呼系统套餐或配置相应的资源。

确定预算

考虑自身企业能够承受的费用范围，包括系统购买、租用费用，可能的线路费用，以及后续的维护和培训成本等。

二、市场调研与供应商筛选

市场调研

搜集各个供应商的外呼系统产品信息。可以通过网络搜索、向同行咨询等方式，比较不同产品在功能、性能、价格和服务等方面的差异，例如查看系统是否具备自动外呼、电话录音、呼叫分配、呼叫脚本提示、数据分析报告、CRM集成等功能，性能方面是否稳定，价格是否符合预算，服务是否包含售后支持等。

筛选供应商

根据市场调研结果，参考用户评价、成功案例以及供应商的专业背景等因素，筛选出Zui符合需求和预算的供应商。例如，如果某个供应商有较多同行业的成功应用案例，且用户评价较好，那么其产品可能更值得信赖。

三、联系供应商并咨询细节

主动联系

与选定的供应商取得联系，可以通过电话、邮件或者在线客服等方式进行沟通。

详细咨询

提前准备好要咨询的问题清单，内容包括产品特点、价格方案、技术支持和售后保障等方面。例如，询问产品是否支持个性化定制，价格是否根据坐席数量或使用时长有不同的套餐，遇到技术问题时的响应时间和解决方式，以及售后是否提供系统升级服务等。

四、签订合同

达成一致后签约

如果对供应商的产品、价格、服务等各方面都满意并达成一致，就可以签订合同。合同中应明确双方的权利和义务，包括系统功能、服务范围、费用支付方式、保密条款等重要内容。

五、安装与配置

遵循指南操作

按照供应商提供的安装和配置指南进行操作。这可能涉及到对接硬件或软件接口，例如如果是自建呼叫中心可能需要连接网关、服务器等硬件设备，同时进行相关的设置和调整，如电话号码与客户信息的导入、自动/手动拨打设置、工作时间和休息时间设置等。

数据导入

准备好企业的客户数据，根据供应商提供的格式要求，将数据导入到外呼系统中。例如，数据可能需要整理成特定的表格格式，包含客户姓名、联系方式等必要信息。

六、呼叫设置

依据业务需求设定

根据企业的业务需要，设置呼叫方式（如自动外呼或手动外呼）、呼叫策略（如优先呼叫高意向客户）、任务或活动（如针对特定产品的推广活动）等相关设置。

七、员工培训

系统操作培训

对工作人员进行系统的培训，内容包括系统的基本操作，如登录、拨打电话、查询通话记录等，以及拨打电话的技巧和流程，例如如何使用呼叫脚本和提示，如何与客户进行有效的沟通等。

八、测试与调试

正式使用前的测试

在正式使用系统之前，进行全面的测试和调试。测试呼叫效果和质量，例如检查通话是否清晰、是否存在掉线情况，同时对系统进行优化，确保系统稳定运行且各项功能符合预期。

九、正式使用

投入运营并监控管理

系统经过测试和调试后，即可正式投入使用。在使用过程中，要定期监控和管理系统运行状况，及时处理出现的问题，根据业务需求和实际运行情况对系统进行调整和优化，同时保持与供应商的良好沟通，以便在遇到问题时能够得到及时的技术支持和解决方案。

另外，在办理外呼系统时，部分情况还需要提供营业执照、法人信息、话术等资料以供运营商审核，审核通过后才可进行后续的安装使用步骤。